In ấn, sao chụp, lưu trữ tài liệu, hợp đồng là hoạt động thường xuyên và phổ biến ở bất kì loại hình doanh nghiệp nào. So với trước đây máy in cá nhân, photocopy đã là những thiết bị văn phòng phổ biến và có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho công việc của các nhân sự công ty, nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên không hiếm công ty, doanh nghiệp vẫn phân vân trong việc mua sắm những thiết bị này, đặc biệt là máy photocopy đa năng – thiết bị có chi phí đầu tư tương đối lớn. Vậy vì sao nên đầu tư một chiếc máy photocopy đa chức năng hay lợi ích của việc đầu tư máy photocopy đa chức năng cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng chúng tôi điểm qua các lý do sau:
-
Tiết kiệm thời gian – chi phí:
- Việc đầu tư một chiếc máy photocopy ngay tại văn phòng sẽ giúp bạn không phải mất thời gian di chuyển/làm việc với các đơn vị dịch vụ photo, in ấn. Khi phát sinh công việc bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác cần thiết như: in ấn, sao chụp, scan, fax…… tài liệu.
- Các chức năng scan/fax có thể bạn không thực hiện thường xuyên nhưng thỉnh thoảng vẫn cần. Thì một chiếc máy photocopy đa năng sẽ đáp ứng hiệu quả nhu cầu này và bạn không cần phải đầu tư thêm: Máy scan hay máy fax.
-
Tăng hiệu suất công việc:
- Hiệu quả công việc sẽ cao khi vấn đề phát sinh được xử lý kịp thời, nhanh chóng. Hồ sơ cho khách hàng, hợp đồng, hóa đơn bán hàng, tài liệu lưu trữ,….. sẽ nhanh chóng được xử lý và gửi đi.
- Khi sử dụng dịch vụ bên ngoài bạn sẽ phải bị phụ thuộc vào thiết bị, nhân sự, khối lượng công việc của đơn vị cung cấp dịch vụ …. 1 trong các yếu tố có vấn đề sẽ ảnh hưởng đến tiến độ/ chất lượng công việc của bạn.
- Chủ động thực hiện công việc, ý muốn của mình khi xử lý tài liệu, hạn chế việc hủy/điều chỉnh tài liệu đã thực hiện.
- Ngoài in/copy các chức năng tích hợp kèm scan/fax/kết nối điện thoại di động/wifi…. Sẽ đáp ứng đa dạng nhu cầu công việc cho văn phòng của bạn.
-
Đảm bảo tính bảo mật/ an toàn thông tin:
- Thông tin đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh. Việc có một chiếc máy photocopy ngay tại văn phòng thay vì sử dụng dịch vụ bên ngoài sẽ hạn chế việc thông tin của doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Hạn chế những sai sót liên quan do quá trình thao tác, xử lý tài liệu do nhân sự thực hiện không am hiểu lĩnh vực, hoặc những sai sót khách quan do thiết bị, phần mềm….. dẫn đến nội dung tài liệu bị ảnh hưởng, sai lệch thông tin cần cung cấp.
- Ngoài ra với Ứng dụng quản lý người dùng (ID & Password) tài liệu chỉ được xuất bản khi được xác nhận – giúp tăng nhiều lần tính bảo mật của tài liệu in ấn.
-
Quản lý chi phí hiệu quả:
- Máy photocopy hiện nay ngoài những chức năng chính như copy – in – scan,… còn được tích hợp thêm nhiều chức năng hiện đại như quản lý người dùng, qua đó nhân sự quản lý sẽ theo dõi được lượng sử dụng thực tế của từng nhân sự, phòng ban từ đó giúp ích cho việc quản lý việc sử dụng tài nguyên tại công ty.
- Việc tổng hợp được lượng sử dụng in/photo hàng tháng còn giúp doanh nghiệp dự kiến được chi phí cũng như có điều chỉnh cần thiết trong quản lý chi phí, tính toán dự phòng vật tư: giấy, drum, mực…. một cách chính xác. Giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động của mình.
Hội nhập, toàn cầu hóa đồng nghĩa với sự cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thay đổi để theo kịp và thích ứng với sự phát triển về khoa học công nghệ trên thế giới, sự biến động liên tục của nền kinh tế cũng như đáp ứng các yêu cầu của đối tác đặt ra, mọi thứ phải nhanh, chính xác, hiệu quả và tối ưu hóa chi phí…… Do đó việc doanh nghiệp đầu tư về mọi mặt như chuyên môn nhân sự, cơ sở vật chất, hạ tầng, dây chuyền sản xuất, máy móc, trang thiết bị là vô cùng cần thiết. Một khi doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ càng cùng với việc quản lý hiệu quả thì chắn chắn sẽ mang lại kết quả kinh doanh tốt như mong đợi. Hiệu quả của việc đầu tư một chiếc máy photocopy đa năng tại doanh nghiệp chắc chắn cao hơn chi phí đầu tư bỏ ra.
—————————————————————–
Công ty TNHH Thương Mại Tổng Hợp Nguyễn Đức Hào – Nhà phân phối và bán lẻ thiết bị văn phòng: máy in, máy photocopy HP – Sindoh – FujiFilm – Canon. Fanpage: https://www.facebook.com/congtynguyenduchao/
Nhập khẩu, mới 100% – Chính hãng – Cam kết giá tốt nhất thị trường – Hỗ trợ kỹ thuật trọn đời!
Liên hệ hotline: 02363 823 777 để được tư vấn chi tiết.
Comments